En
las empresas como en la vida cotidiana en el hogar, se presenta la tendencia de
acumular objetos que ya no son necesarios y, sin embargo, se siguen almacenando
sin ningún sentido. No se trata sólo de un problema de mal aprovechamiento de espacios ocupados por objetos obsoletos, se
trata también de seguridad, productividad y responsabilidad.
A
lo largo de mi experiencia en la implementación del Sistema de Ambiente Físico
de la Calidad 5’s, he podido observar situaciones francamente anecdóticas, en
las que empresas compran insumos que no saben que tienen en existencia por la
falta de control del mismo y como agravante, un desorden total en el que ya no
alcanzan a percibir que es lo que hay dentro del almacén. Ningún área de la
empresa se escapa de situaciones de esta índole. En el caso de las oficinas
administrativas basta con observar los archivos y los cajones de los
escritorios que almacenan un sin número de objetos que no tienen ninguna razón
de existir en el lugar de trabajo.
Desde
mi perspectiva, el Sistema de Ambiente
Físico de Calidad 5´s, es una herramienta poderosa que le permitirá a una
empresa iniciar y concretar un cambio significativo en la forma de organizarse
y actuar, tendrá sin duda impacto en la productividad, seguridad y la
responsabilidad con la que se afrontan los retos cotidianos en los puesto de
trabajo de una organización.
5´s
también representa un impacto significativo en el uso y aprovechamiento de los
recursos de la empresa, reflejándose en el corto y mediano plazo en rubros que
representan ahorros al eliminar vicios operativos traducidos en gastos ocultos.
En
una ocasión tuve la experiencia de ver como un cliente sólo con el inicio del
proceso de clasificación la empresa recopilo a lo largo de su planta de
manufactura aproximadamente 30 toneladas de chatarra que generaban un desorden
en el proceso, propiciando inseguridad e improductividad. Con la venta de la
chatarra recolectada, la empresa obtuvo recursos que le permitió continuar con
las 4’s posteriores e incluso realizar mejoras en las áreas de trabajo.
La
implantación de todo sistema de calidad conlleva un cambio de cultura organizacional que incluya el
firme convencimiento y compromiso de la alta dirección hasta el puesto con el
sueldo más bajo de la nómina. Se dice fácil, pero es todo un reto para el
empresario lograr el objetivo de implementar un sistema de calidad. El cambio
de hábitos es algo que asusta o ve con malos ojos las personas, ya que en
muchas ocasiones se encuentran habituadas a realizar sus actividades de
determinada forma durante mucho tiempo, por lo que interponen una barrera al
cambio.
En
algunas situaciones he podido observar a empresas que aspiran a la implantación
de sistemas de gestión de la calidad como ISO
9000 y desafortunadamente abortan en el camino o sólo les dura un tiempo el
gusto. ¿A qué se debe esta dura experiencia de fracaso?
El
sistema 5´s son los cimientos sobre los que se construirá un verdadero cambio
de cultura organizacional antes de aspirar a la implantación de un sistema de
gestión de mayor complejidad. El sistema 5’s finca las bases para establecer la
estructura, orden y hábitos de trabajo necesarios e indispensables para
instaurar reglas y parámetros adecuados para que una empresa alcance niveles
óptimos de productividad y seguridad.
Éstas
son las 3 razones principales en el fracaso
de la implantación de un sistema de calidad:
- Falta de convencimiento y compromiso de la alta dirección.
- La dirección sólo busca un certificado que le proporcione imagen y prestigio a la empresa y pasa a un segundo término el verdadero cambio organizacional.
- Resistencia al cambio por parte del personal.
El
90% del éxito en la implantación de un sistema de calidad está condicionado al
compromiso con el proceso de cambio por parte de la dirección, ya que en la
medida que el director de la empresa actúe en congruencia con el objetivo, la
estructura organizacional tenderá a mostrar la responsabilidad de alcanzar el
éxito en la implementación del sistema.
Si
un empresario tiene el interés de iniciar un proceso de cambio organizacional y
salir de la inercia de los vicios operativos que pueda tener en su empresa, 5´s
es la herramienta ideal de inicio, que le permitirá afrontar de mejor manera
los retos vertiginosos de la competencia y el mercado.
Por: Josué Vargas, Director de Procesos de Gestión y Calidad
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